6 bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số

Trong bài viết trước, VCC đã chia sẻ chuyển đổi số là gì và câu chuyện chuyển đổi số thực tế của doanh nghiệp trong ngành sản xuất công nghiệp. Bài viêt này sẽ là chia sẻ về 6 bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số.

Các giải pháp chuyển đổi số không chỉ mang lại những lợi ích về quy trình đồng bộ, sự tự động hóa trong các quy trình mà còn cung cấp thông tin chi tiết hữu ích để đưa ra các quyết định sáng suốt. Dù chuyển đổi số trong lĩnh vực sản xuất mang lại điều gì, một điều chắc chắn là nó có thể thay đổi hình dạng trong sản xuất.

Trong một cuộc khảo sát của PwC, trong số 2000 doanh nghiệp sản xuất, có đến 86% mong đợi thu được lợi nhuận từ việc giảm chi phí và tăng doanh thu thông qua số hóa trong 5 năm tới. Cũng trong một câu hỏi khác của cuộc khảo sát này, 85% người được hỏi nói rằng công nghệ mang lại nhiều cơ hội hơn là rủi ro.

Kết quả đó xuất phát từ tính năng chính của tự động hóa – là khả năng tự động thực hiện các công việc thủ công và lặp lại thường xuyên. Điều này sẽ giúp giải phóng thời gian để người lao động tập trung vào những công việc thử thách và thú vị hơn.

Ảnh hưởng của covid-19 tới hoạt động của doanh nghiệp

Theo ông Hoàng Quang Phòng, Phó Chủ tịch Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, đại dịch Covid-19 đã gây ra cú sốc lớn cho cộng đồng doanh nghiệp. Nhưng đồng thời, xét về mặt tích cực, cú sốc này đã thay đổi cách thức vận hành của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có cơ hội tiếp cận với mô hình làm việc tự xa. Điều đó đồng nghĩa với việc thay đổi phương thức quản lý doanh nghiệp và nhân viên từ xa. Xây dựng 1 văn phòng điện tử, làm việc online trở thành xu hướng mới. 

Tuy nhiên, những doanh nghiệp sản xuất thì không thể thực hiện điều đó. Do máy móc cần sự điều khiển của con người. Dịch bệnh khiến người lao động không thể đi làm, sản xuất bị đình trệ. Việc đầu tư thay đổi công nghệ sản xuất sang tự động hóa là điều nên làm.

Chuyển đổi số không còn là mục tiêu mà là mệnh lệnh hành động của doanh nghiệp đặc biệt với doanh nghiệp sản xuất. Do đó, các doanh nghiệp cần có chiến lược chuyển đổi rõ ràng, xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn và đánh giá đúng với tình hình thực tế.

Ông Hoàng Quang Phòng cho rằng, chuyển đổi số trong ngành sản xuất không chỉ đơn thuần là việc tự động hóa dây chuyền sản xuất hay phân tích dữ liệu tốt. Mà còn liên quan đến sự thay đổi trong suy nghĩ, cách tiếp cận và giải quyết vấn đề mới. Việc sẵn sàng thay đổi tư duy và ứng dụng những công nghệ mới sẽ giúp các nhà quản lý nâng cao hiệu quả sản xuất trong doanh nghiệp của mình.

1 Đánh giá hiện trạng, xác lập mục tiêu và tầm nhìn của doanh nghiệp trước khi chuyển đổi số

Mục tiêu phát triển và tầm nhìn của doanh nghiệp dựa trên thực tế tình hình hiện tại là điều quan trọng. Nhà lãnh đạo phải xác định rõ ràng đích đến của chuyển đổi số ở đâu. Đây sẽ là bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số. Một cuộc chuyển đổi quan trọng và gian nan. Không thể hoàn thành trong 1 sớm 1 chiều được.

Do vậy, để thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp mang lại giá trị bền vững và lâu dài, các lãnh đạo cần dành thời gian để nghĩ đến một kết quả cuối cùng mà chuyển đổi số mang lại, ví dụ như ưu tiên tăng doanh thu hay giảm thời gian vận hành.

Các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp sản xuất
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp sản xuất – hướng tới sản xuất thông minh

4 câu hỏi về tình hình hiện tại của doanh nghiệp

  • Đâu là khoảng trống trong mô hình doanh nghiệp và trong chiến lược kinh doanh hiện tại?
  • Vị trí, công đoạn nào có thể áp dụng công nghệ hỗ trợ nhân viên trong doanh nghiệp?
  • Nội bộ công ty, đội ngũ nhân viên đang phàn nàn điều gì về quy trình làm việc?
  • Mục tiêu doanh thu của doanh nghiệp như thế nào?

Mục tiêu hướng tới khách hàng

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến những tác động của chuyển đổi số đến khách hàng. Hãy trả lời những câu hỏi như:

  • Định hướng trải nghiệm khách hàng của doanh nghiệp như thế nào?
  • Dịch vụ chăm sóc khách hàng: thời gian chờ đợi, cách ứng xử, quy trình ngắn gọn, giải quyết nhanh chóng…?
  • Công nghệ có thể giảm thiểu những quy trình hay tăng trải nghiệm khách hàng như thế nào?

Khách hàng là mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp. Họ là những người ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiều công ty công nghệ cao báo cáo rằng họ đã cắt giảm chi phí từ 10% – 20% nhờ chuyển đổi số. Các công ty này cũng báo cáo tăng trưởng doanh thu từ 10% – 15% nhờ chuyển đổi quy trình trải nghiệm khách hàng của họ.

2 Mức độ sẵn sàng để tiến hành chuyển đổi số

Triển khai xong bước 1, doanh nghiệp sẽ có nhận định và lộ trình để phát triển chuyển đổi số theo thứ tự ưu tiên. Việc đánh giá mức độ sẵn sàng là việc phải làm.

Các bước thực hiện chuyển đổi số cho doanh nghiệp sản xuất

Hai yếu tố sau đây là hai yếu tố quan trọng nhất cho mức độ sẵn sàng để tiến hành chuyển đổi số:

  • Yếu tố con người:

Đây là yếu tố quan trọng hơn cả vì xét cho cùng công nghệ cũng chỉ là một loại công cụ. Người lãnh đạo doanh nghiệp cần phải có tư duy chịu đổi mới, chịu thay đổi, có tầm nhìn xa, nhìn rộng, sẵn sàng đưa doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số. Bên cạnh đó, cần có nhân lực am hiểu về công nghệ thông tin để thực hiện các công việc chuyển đổi số. Nhân viên trong doanh nghiệp cũng cần được đào tạo để có thể thích ứng với chuyển đổi số.

  • Yếu tố dữ liệu:

Dữ liệu là tài sản đặc biệt quan trọng cho bước chuyển mình về công nghệ của doanh nghiệp. Chuyển đổi số hóa có 1 phần là chuyển đổi cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu được xây dựng tốt sẽ là bàn đạp để chuyển đổi đổi công nghệ nhanh hơn. Việc tổng hợp và chuẩn bị dữ liệu một các đầy đủ, chuyên nghiệp sẽ giúp ích lớn trong bước 3.

3 Số hóa dữ liệu quản lý, kinh doanh của doanh nghiệp

Trong các bước chuyển đổi số, số hóa dữ liệu được coi là bước cơ bản nhất doanh nghiệp phải thực hiện để giảm thiểu tối đa các công việc thủ công

Thông thường, tại doanh nghiệp tồn tại nhiều các đầu việc thủ công có tính chất lặp lại gây mất thời gian và giảm hiệu suất làm việc của nhân viên. Ngoài ra, việc tiêu tốn lượng giấy lớn cho việc lưu trữ dữ liệu gây tốn kém diện tích, dễ hư hỏng do tác động của ngoại cảnh và việc tra cứu cũng rất khó khăn, tốn nhiều thời gian.

Số hoá dữ liệu bằng cách chuyển toàn bộ tài liệu bản cứng này sang dạng tài liệu điện tử thuận tiện cho việc sàng lọc, tìm kiếm và chia sẻ thông tin, kéo dài tuổi thọ của tài liệu và tiết kiệm không gian lưu trữ.

  • Dữ liệu về nhân sự
  • Dữ liệu khách hàng
  • Dữ liệu về quy trình
  • Dữ liệu về công việc

Các phần mềm lưu trữ, xử lý dữ liệu tự động giúp đơn giản hóa quá trình xử lý thông tin. Máy móc sản xuất kết nối với mạng internet tự động thu thập thông tin:

  • Năng suất sản xuất
  • Tốc độ
  • Tỉ lệ phế phẩm….

Các giải pháp công nghệ được ứng dụng giúp đơn giản hóa quá trình xử lý dữ liệu. Các nhà quản lý dễ dàng đánh giá và đưa ra các quyết định với tập dữ liệu báo cáo dễ hiểu.

4 Đánh giá đầu mục cần thay đổi, lựa chọn công nghệ phù hợp

Dựa vào các thông tin bao quát được báo cáo về, ban lãnh đạo dễ dàng nhìn thấy các vấn đề tồn đọng. Ban lãnh đạo không nhất thiết phải gồm toàn những người am hiểu công nghệ. Nhưng cần phải có những người có tầm nhìn chiến lược. Để đưa ra đánh giá đúng về hoạt động của công ty.

  • Nhìn ra quy trình lỗi thời
  • Điều chỉnh các quy trình, thay đổi theo định hướng trong bước 1 và 2.
  • Định hướng giải quyết cho các khâu chưa hợp lý

Công nghệ quyết định 70% sự thành công của doanh nghiệp trong tất cả các bước chuyển đổi số doanh nghiệp. Từ việc số hóa giấy tờ, số hóa văn phòng, làm việc từ xa đến chuyển đổi số quy trình làm việc đều cần sự can thiệp của công nghệ 4.0. Có thể thấy áp dụng công nghệ là xu hướng chuyển đổi số.

5 Số hóa quy trình chính sách

Quy trình chính sách là vấn đề khó nhất trong các bước chuyển đổi số của doanh nghiệp. Tuy nhiên đây lại bước quan trọng nhất trong chặng đường chuyển đổi số. Bên cạnh đó, cần sự quyết tâm cao của nội bộ doanh nghiệp trong suốt quá trình thay đổi này. Để tạo thành thói quen cho các nhân viên, một sớm một chiều là điều không thể.

Có 3 quy trình quan trọng cần sát sao trong việc tiến hành là:

Quy trình nội bộ doanh nghiệp: quy trình nghiệp vụ, quy trình quản lý, sản xuất kinh doanh, quy trình báo cáo, phối hợp công việc trong doanh nghiệp, quy trình làm việc giữa cấp trên cấp dưới, quy trình làm việc nội bộ phòng ban, quy trình làm việc của cá nhân….

Quy trình làm việc khách hàng: Quy trình chăm sóc, tư vấn khách hàng; quy trình làm việc với đối tác…

Số hóa quy trình sẽ giúp doanh nghiệp:

  • Tiết kiệm thời gian làm việc nội bộ,
  • Đặt và giải quyết vấn đề nhanh gọn hơn,
  • Tiết kiệm chi phí nhân sự,
  • Tăng năng suất xử lý công việc,
  • Tăng trải nghiệm hài lòng của khách hàng, đối tác,
  • Tăng sức cạnh tranh trên thị trường.

6 Xây dựng hệ thống báo cáo

Khi mọi thứ đã số hóa, đây là lúc xây dựng hệ thống báo cáo. Hệ thống này có thể là báo cáo tiến độ nhân sự, báo cáo doanh số, báo cáo tiếp thị… Lưu ý rằng, quá trình xây dựng và cải tiến báo cáo cần lặp đi lặp lại liên tục. Cũng giống như việc triển khai các quy trình, báo cáo chính là sự thể hiện rõ nhất hiệu quả đạt được sau khi ứng dụng chuyển đổi số. 

Từ các số liệu báo cáo thống kê, nắm được số liệu đầy đủ và giải pháp công nghệ sẽ giúp nâng cao hiệu suất, đưa doanh nghiệp đi nhanh và đúng hướng, tạo lợi thế cạnh tranh.

Tài liệu tham khảo: 

Nguyễn Hằng – VOV1 – https://vov.vn/kinh-te/chuyen-doi-so-trong-doanh-nghiep-san-xuat-la-yeu-cau-buc-thiet-887831.vov

Công ty Cổ phần Công nghệ Năng Lực Việt

Email: contact@vcc-group.vn

Hotline/Zalo: 0934683166

Website: www.vcc-tech.vn

Trụ sở chính và nhà máy tại Hà Nội: Lô đất số B2-3-3b Khu công nghiệp Nam Thăng Long - P. Thụy Phương - Q. Bắc Từ Liêm - TP. Hà Nội.
Tel: (+84)24.37805300 - Fax: (+84)24.37805301

HN: https://g.page/vcc-group-vn?share

VPĐD Hải Phòng: Số 25 Điện Biên Phủ , Phường Máy Tơ , Quận Ngô Quyền , Thành Phố Hải Phòng.
Tel: (+84)0225.883.2161 - Fax: (+84)0225.883.2162

HP: 

VPĐD TP.HCM: 195 Đường N, Mega Village Khang Điền, Quận 9, Phường Phú Hữu, Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh.

HCM:https://goo.gl/maps/huFadV8gnfdVYJUr6